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정관,의사록공증 주주총회의사록 공증시 소집통지서도 공증사무소에 제출해야 합니다
2011-03-09 14:07:00
황 동 주 <> 조회수 2167
112.216.145.147

 

주식회사의 주주총회의사록 공증을 원할시 앞으로는 꼭 주주총회소집통지서를 공증사무소에 제출해야 공증을 받으실 수 있으니 담당자분들은 참고하시기 바랍니다.

 

어떤 00도시에서 300억대의 회사를 거짓으로 작성된 주주명부와 진술서 등 기타서류를 제출하여 경영진을 해임하고 새로운 경영진을 선임하는 의사록을 작성하여 공증한 후 그 회사를 제3자에게 매도하려다가 덜미가 잡힌 사건이 발생하여 법무부에서 각 공증사무소에 의사록공증시 모든 관련자료들을 철저히 파악하고 공증하라는 아래와 같은 지시가 내려졌습니다.

 

일반적으로 대표이사를 해임하는 결의가 있을 경우 해임되는 대표이사로부터 실무상 법인인감도장날인을 받기가 쉽지 않아 주주명부와 진술서 등을 참석한 이사로부터 날인을 받아 의사록공증을 진행하는 절차를 악용하지 않았나 싶습니다.

 

법무부의 지시사항 중 일부내용은 다음과 같습니다. 꼭 참고하시어 주총의사록 공증시 준비하여 주시기 바랍니다.

 

--- 지시사항 ---

* 법인의사록 인증 제도는 법률전문가인 공증인으로 하여금 법인의 의사결정 과정에서의 법적 쟁점을 검토하게 하여 법인 등기에 의공시되는 정보의 정확성을 보장함으로써 거래의 안전을 높이는 중요한 역할을 함

 

○최근 부실한 법인의사록 인증으로 인한 피해사례와 사회적 문제들언론을 통해 보도되었고, 법무부 공증인징계위원회에서도 법적 절차를 제대로 준수하지 않고 부실하게 법인의사록을 인증한 공증인을 무겁게 징계한 사례가 있었음

※특히, 허위로 작성된 주주명부에 의하여 경영권 변동을 시도하는 례가 발생 가능하므로, 주주총회로 인하여 경영권 변동이 있는 경우, 공증인으로서는 주주명부 등 첨부서류의 진위 여부를 특히 확인하여야 함

 

- 상법 제396조 제1항에 따라 이사는 회사의 정관, 주주명부 등을 회사의 본점에 비치하여야 하므로, 제출된 정관 및 주주명부 등의 진위에 의문 있는 경우, 회사 본점에 조회하여 그 진위 여부를 반드시 확인하여야 함

 

○ 소집권자의 확인

- 상법 상 주식회사의 주주총회는 상법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 소집을 결정하므로(상법 제362조), 이사회 의사록 등을 통하여 이를 확인함

 

- 상법 제366조(상장회사의 경우에는 법 제542조의6 참조)는 소수주주에 의한 임시총회의 소집 청구에 관하여 규정하고 있음. 회사에 경영권 분쟁 등이 발생하여, 기존의 경영진이 아닌 소수 주주들에 의하여 주주총회가 소집되는 경우, 공증인으로서는 ① 소수 주주들이 법 제366조 제1항 및 제542조의6 제1항에 따라 서면을 통하여 임시총회의 소집을 청구하였는지 여부,

 

② 이사회가 총회 소집의 절차를 밟지 아니한 경우, 법원의 허가를 받아 임시총회가 소집되었는지 여부(법원의 허가서 등으로 확인) 등을 반드시 확인함

 

공증인징계위원회는 촉탁대리인의 촉탁을 받아 이사 전원을 교체하는 취지의 법인의 임시주주총회의사록을 인증하면서, ① 정관이 규정하고 있는 주주총회 소집 절차를 확인하지 아니하고, ② 소수 주주에 의한 임시주주총회임에도 불구하고 소집 시 법원의 허가를 받았는지 여부를 확인하지 아니하고, ③ 의사록 전반부에 재된 의장 성명과 의사록 말미의 서명날인 부분의 성명이 상이함에이를 확인하지 아니한 채 임시주주총회 의사록을 인증한 공증담당변호사에 대하여 정직 3월의 중징계를 한 사례가 있음

 

 

○ 소집 통지 등 절차 확인

- 상법 제363조(상장회사의 경우에는 법 제542조의4)에 따라 적법하게 소집 통지 등의 절차를 거쳤는지[상법 제363조 제1항(상장회사의 경우에는 법 제542조의4 제1항 참조)에 따라 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하였는지 등]를 촉탁인의 진술을 듣는 등의 방법으로 확인함

 

○ 의결 내용의 확인

- 상법 상 주식회사의 주주총회는 상법 또는 정관에 정하는 사항에 한하여 결의할 수 있음(상법 제361조).

 

- 상법 및 해당 법인의 정관을 확인하여 의사록에 기재된 결의 용이 상법 및 정관에 규정된 사항인지 여부를 살펴야 함. 정관규정된 사항이라고 하더라도 강행법규 위반 또는 무효에 해당하는 결의 내용이 없는지 여부도 살펴야 함.

 

상법이 규정하고 있는 특별정족수로는 주식분할(상법 제329조의2), 주식매수선택권의 부여(제340조의2), 영업양도, 양수(제374조), 이사의 해임(제385조), 정관변경(제434조), 자본감소(제438조), 해산(제518조), 회사의 합병(제522조) 등이 있음

 

참고법령 : 상법

제363조 (소집의 통지, 공고)

① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.

② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.

③ 회사가 무기명식 주권을 발행한 경우에는 주주총회일의 3주 전에 총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 공고하여야 한다.

④ 제1항 및 제3항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있고, 무기명식의 주권을 발행한 경우에는 주주총회일의 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 공고할 수 있다.

⑤ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다.

⑥ 제5항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다.

⑦ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다.

⑧ 제1항부터 제5항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다.

 

제542조의4 (주주총회 소집공고 등)

① 상장회사가 주주총회를 소집하는 경우 대통령령으로 정하는 수 이하의 주식을 소유하는 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 주주총회일의 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 대통령령으로 정하는 바에 따라 전자적 방법으로 공고함으로써 제363조제1항의 소집통지를 갈음할 수 있다.

 

② 상장회사가 이사·감사의 선임에 관한 사항을 목적으로 하는 주주총회를 소집통지 또는 공고하는 경우에는 이사·감사 후보자의 성명, 약력, 추천인, 그 밖에 대통령령으로 정하는 후보자에 관한 사항을 통지하거나 공고하여야 한다.

 

③ 상장회사가 주주총회 소집의 통지 또는 공고를 하는 경우에는 사외이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 대통령령으로 정하는 사항통지 또는 공고하여야 한다. 다만, 상장회사가 그 사항을 대통령령으로 정하는 방법으로 일반인이 열람할 수 있도록 하는 경우에는 그러하지 아니하다.

 


 





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