> 공증업무 > 정관,의사록공증


정관,의사록공증 의사록 공증과 관련된 중요사항
2018-01-03 15:37:40
황 동 주 <lawwoojin@korea.com> 조회수 1248
106.243.71.179

 

주주총회 의사록이나 이사회의사록 등을 공증신청할 경우 예전과 비교하여 차이점은 무엇이 있는지 살펴보기로 하겠습니다.

 

1. 의사록의 작성권자

 

의사록의 작성권자는 회의에 참석한 이사 또는 감사입니다.

의사록을 작성한 후에 참석한 위의 분들이 서명날인이나 기명날인을 하게 됩니다.

 

이것과 관련하여 공증시에 주의할 점이 있습니다.

 

 의사록에 이사의 인감도장날인이 아니어도 무방하였습니다.

그런데 이제는 법무부에서 의사록의 작성자의 확인을 요구하고 있습니다.

그러므로 공증시에 의사록에 날인한 이사의 위임과 인감증명서의 첨부를 요구하고 있습니다.

 

그러면 의사록 상에 인감도장이 날인되지 않은 상태에서 위임장만을 가지고 확인작업을 하였을 경우 추후 의사록 상의 안건과 관련하여 불법이나 절차상의 하자가 있을 경우 의사록의 작성권자인 이사들이 책임을 지게 됩니다.

 

그런데 의사록 상에 인감도장이 없었기에 그 의사록의 작성을 부인하였을 경우 책임을 누가 지는가의 문제에 봉착하게 됩니다.

 

공증실은 문서작성자인 이사들의 확인을 하였다고 하는데 정작 이사들이 그 문서는 본인들이 작성한 문서가 아니라고 할 경우에 공증사무소는 어떻게 해야 될까요.

 

그래서 의사록 상에 인감도장 날인을 하여야 추후 작성권자인 이사가 작성하였다는 것을 추론하여 주장할 수 있게되므로 의사록에도 법인의 인감도장과 출석한 이사들의 인감도장을 날인하여 주는 것이 좋습니다.

 

의사록의 서명날인에 대한 진술인으로 공증을 하러 오는 대리인이 작성을 하여 진위여부의 진술서를 작성하므로 이에 대한 책임은 진술인에게 지워지게 되었습니다.

 

의사록에 서명날인이나 기명날인한 이사들 모두의 위임을 받아야만 공증이 가능하다는 것입니다.

 

서울 등기국에서는 의사록에 주주가 서명날인을 하였을 경우,

주주는 의사록의 작성자가 아닌데 왜 주주의 날인이 있느냐하고 보정이 나온 경우도 있으니 참고하시길 바랍니다. 즉 주주는 의사록의 작성자가 아니라는 것입니다.

 

2. 대표이사의 진술서 또는 확인서

 

의사록 공증시 대표이사가 공증사무소를 출석하였을 경우에는 대표이사의 진술서를 받고, 대리인이 공증신청시에는 대리인이 진술서를 작성하여 제출하게끔 되어 있습니다.

 

이것이 없는 경우에는 공증을 해서는 안된다는 것이죠.

 

그러면 대표이사변경시에 즉 대표이사가 회사의 재산을 횡령하거나 배임행위를 하여 대표이사직을 해임할 경우 공증을 할 수 없다는 결과가 도출됩니다.

 

상법상 의사정족수와 의결정족수에 해당하더라도 대표이사가 모든 것을 좌지우지하는 단계가 되어 이사회라는 것이 무용지물이 될 수 있다는 결론, 대표이사가 나쁜 마음을 가지면 회사의 운영에 타격을 입어도 대표이사의 변경에 대한 공증이 불가능하고 회사가 망가져서 순간의 대응을 할 수 없고 법원의 판단에 맡겨야 된다는 결과가 된다는 것입니다.

 

공증사무소는 법무부가 지침을 내린것에 위반하여 공증을 하였을 경우 징계상황이 될 수 있기에 공증을 피하게 됩니다.

 

그래서 요즘 해임건과 관련한 공증이 힘들다는 것을 모두 느꼇을 것으로 알고 있습니다.

 

3. 주주명부의 작성권자는 대표이사

 

주주총회를 하였을 경우 대표이사가 작성한 주주명부를 첨부해야 한다는 것입니다.

주주명부에 법인의 인감도장이 날인되어 있지 않으면 공증을 피하라는 것입니다.

 

이것도 위의 2번항에 일맥상통한 것으로 대표이사의 해임건에 대한 공증이 불가능한 결과를 초래한다는 것입니다.

 

해임되는 대표이사가 법인인감도장을 주주명부에 날인하여 주지 않는 경우가 대부분이기 때문입니다.

 

위에 정리된 3가지가 요즘 문제되고 있는 의사록 공증시 가장 커다란 논재거리가 되고 있습니다.

 

법무부의 입장에서는 논란의 소지를 없애서 논란이 되는 것은 법원의 판단에 맡기자는 취지입니다.

 

그리고 과거에 회의를 거치지 않고 서류작성만으로 등기변경이 많아 많은 법적다툼이 발생하여 소송건이 많아서 취해진 결단이라는 것입니다.

 

그렇지만 정확히 법규정을 놓고 판단해 본다면

법무부의 지침에도 해결되지 않는 문제소지가 다분히 많다는 것입니다.

 

이사를 선임하는 것은 주주총회의 결의사항이고, 선임된 이사들이 모여 이사회에서 대표이사를 선임하는데 즉 이사회에서는 대표이사도 일반 이사와 마찬가지인 하나의 의결권을 가진 존재인데 대표이사로 선임되어 등기된 후에는 무소불위의 파워를 가지고 함부로 해임하지 못하는 상황이 발생된다는 것이지요.

 

원래 이사회에서 대표이사직의 변경 결의가 이사회의 고유권한임에도 불구하고 이사회에서 상법상 정해진 합법적인 절차를 진행하여 결의를 하였더라도 공증으로 변경등기신청 절차를 진행하여야 하는데 이것을 하지 못하는 결과를 야기하여 회사측에 엄청난 손해를 끼치는 대표이사가 생겨도 손을 놓고 쳐다봐야 하는 상황이 발생하고, 주주의 전원이 대표이사를 해임하는 결의를 하여도 대표이사직 변경등기를 하지 못한다는 단점이 발생한다는 것입니다.

 

즉 문제를 발생하여 해임되는 대표이사가 서류작업을 도와주지 못하면 법적으로 보장된 절차대로 진행하였더라도 공증이 불가능하고 등기신청을 못하므로 효력이 없다는 결론............이 도출됩니다.

 

절차상의 하자로 인하여 공증을 하지 못할 경우 결국은 법원의 결정에 의하여 임시주주총회소집을 하여 진행하여야 될 것으로 보입니다.

 

 





Kangnamlaw Company. All Rights reserved.
서울 서초구 서초중앙로 148, 10층(서초동, 희성빌딩) 법무법인(유한)우일
대표자 강소진 외 1 l 02-752-3101 lawwoojin@naver.com사업자번호 104-81-88404