법무부에서 의사록 공증시 유의해야 할 사항에 대한 지침을 내렸습니다.

 

이제는 의사록 공증시 아래와 같은 사항을 전부 확인하고 준비하여야 공증이 가능할 것 같습니다.

 

1. 의사록의 작성자 확인

 

주주총회나 이사회나 의사록의 작성권자는 참석한 이사와 감사입니다.

 

그런데 이 의사록을 작성한 이사들은 전부 위임장에 인감도장을 날인하고 인감증명서를 첨부하여야 합니다.

 

그리고 본인들에 의하여 의사록이 작성되었는지 여부를 대리인에 의하여 확인하는 방법은 의사록 상에 이사들의 개인인감도장으로 날인하는 방법을 취해야 될 것같습니다.

 

그러므로 의사록을 만들고 주식회사 명(법인명) 옆에는 법인인감도장으로 날인하시고

참석한 대표이사는 개인인감도장 날인

참석한 사내이사와 감사도 개인인감도장 날인

그리고 위임장에 모두 개인인감도장 날인과 인감인감증명서 3개월이내의 것과 법인인감도장 날인과 법인인감증명서를 첨부해서 오시기 바랍니다.

 

법무부의 지침상에는 대리인에 의하여 본인들에 의하여 의사록의 작성되었는지 여부를 확인하야야 된다고 하였고 확인방법으로는 위임장에 인감도장날인과 인감증명서의 첨부 그리고 대리인이 의사록의 작성이 진실되고 적법하게 소집되어 결의의 절차와 내용이 진실에 부합되게 작성되었다는 진술서를 받아 확인하면 된다고 하였습니다.

 

그래서 법무부의 답변으로는 의사록 상에는 인감도장의 날인이 되어 있지 않더라도 상관 없다고 합니다.

 

그래서 꼭 의사록상에 인감도장날인이 아니라도 의사록공증이 가능하나, 회의에 참석한 이사들의 확인없이 추후 다른 곳에서 정정되거나 수정되어 변경돼서 제출된 의사록은 참석한 이사들에 의하여 작성되지 않았거나 참석한 이사들에 의하여 직접 날인되지 않은 의사록이 공증사무소에 제출될 경우 대리인이 책임을 지는 일이 발생될 소지가 있으므로 될 수 있으면 의사록 상에도 인감도장을 날인 받는 것이 좋습니다.

 

추후 공증실에 제출되어 공증된 의사록이 이사들 본인들에 의해서 작성된 것이 아니고 대리인에 의하여 작성되었거나 추후 어떤 사정으로 이사들이 아닌 제3자인 법무사직원이나 회사의 직원들에 의하여 임의로 작성되거나 변경된 의사록을 공증하였을 경우 변경과 수정에 참석하였던 분들과 공증실에서 진술서를 작성하여 제출된 분은 모두 형사처벌을 받을 수 있음을 꼭 주지하셔야 합니다.

 

2. 주주총회의사록 인증시

 

위 1항에 기재된 의사록 작성시 구비서류 모두.

그리고 의결정족수 이상의 주주의 위임이 필요(위임장에 주주들의 인감도장 날인과 인감증명서 3개월 이내의 것)

 

3. 이사회의사록 인증시

 

의결정족수 이상의 이사들이 참석해야 하고 참석한 이사들은 전부 개인인감과 인감증명서로 위임하고 의사록 상에도 인감도장으로 날인을 해오시기 바랍니다.

 

4. 나머지 구비서류들은 예전과 같습니다.

 

가. 주주총회 : 의사록원본 2부, 위임인들의 위임장과 인감증명서(참석한 이사와 주주, 법인), 진술서(오시는 대리인이 작성권자), 확인서(법인의 대표이사가 작성권자), 주주명부(법인의 대표이사가 작성권자), 법인등기부등본 제출용 3개월 이내의 것, 정관사본(법인인감도장으로 원본대조필과 간인요함), 주주총회 소집통지서, 대리인의 신분증.

 

* 주주명부, 확인서, 진술서의 작성일자는 전부 주주총회나 이사회 개최일자로 기재요합니다.

 

나. 이사회 : 주주명부와 주주총회 소집통지서를 제외한 위의 문서 전부.