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정관,의사록공증 3월 정기주주총회 참석인증은 우일공증에서
2018-01-03 18:19:17
황 동 주 <lawwoojin@korea.com> 조회수 416
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2월과 3월 정기주주총회 시즌이 다가옵니다.

 

매년 정관에 규정된 결산기마다 결산보고와 결산 승인, 이익 배당 등을 주주총회를 열어 하게 되어 있는데 이를 정기주주총회라고 하고 대부분의 주식회사가 2월~3월에 개최를 하도록 정관에 규정되어 있습니다.

 

이러한 결산보고를 하는 정기주주총회를 제외한 주주총회는 임시주주총회라고 합니다.

 

이렇게 정기주주총회와 임시주주총회가 구분되어 있어 정기주주총회는 특정한 달에 진행하고 결산보고를 해야 되기에 의사록에 그냥 주주총회의사록이라고 기재하여 공증을 할 경우 등기에서 보정이 되므로 꼭 정기주주총회 의사록인지 임시주주총회 의사록인지 여부를 구별하여 의사록을 작성하여야 합니다.

 

임시주주총회는 언제나 필요할 경우 이사회에서 소집결의를 하여 진행합니다.

 

어떠한 안건이든 구애 받지 않고 주주총회 결의사항이면 언제나 임시주주총회를 열수 있고 수적인 제한도 없습니다.

 

단지 정기적으로 1번 정관에 정해진 달에 개최되기에 정기주주총회라 하고 정기주주총회때 결산보고와 이익배당 등을 승인하는 차이가 있을 뿐이고, 3월에 정기주주총회를 개최하였지만 또다시 긴급한 안건으로 3월에 주주총회를 개최한다면 3월이지만 이것은 임시주주총회에 해당하는 것입니다.

 

이런 정기주주총회를 개최하여 의사록을 공증하고자 하면 의결정족수 이상의 주주의 위임 즉 공증위임장에 주주의 인감도장날인과 주주의 인감증명서 공증시로부터 3개월 이내의 것을 준비하여 기타 구비서류를 가지고 공증실을 방문하여 공증을 하게 됩니다.

 

그런데 주주수가 많은 상장회사로서는 의결정족수 이상의 주주의 위임을 받기 쉽지 않습니다.

 

이 경우 공증사무소의 공증인이 주주총회 장소에 참석하여 의결진행상황을 지켜보고 정상적인 절차대로 진행이 되었을 경우 의사록을 공증하여 주는데 주주의 위임이 필요하지 않는 경우가 참석인증이라고 합니다.

 

즉 참석인증의 경우에는 공증인이 현장에 출석하여 주주들의 출석여부와 진행상황 등을 직접 목도하였기에 의결정족수 이상의 주주들의 위임을 받지 않고 기타 다른 서류구비만으로도 의사록공증이 가능하다는 것입니다.

 

이 참석인증은 주주가 너무 많거나 특별한 다툼의 소지가 있는 경우에 공증인이 직접 현장에서 목격할 필요가 있을 경우 신청을 하게 됩니다.

 

주주총회가 끝나고 추후 주주총회에 출석한 이사들이 의사록을 만들어 서명날인하고 마무리된 의사록을 가지고 공증사무소를 직원이 방문하여 총회때 참석한 공증인에게 서명을 받게 됩니다.

 

즉 참석인증은 주주총회에 참석한 공증인이 아닌 다른 공증인은 공증을 하지 못하고 그때 참석한 공증인만이 서명을 할 수 있으므로 미리 그 공증인이 사무소에 계시는지 약속을 하고 공증사무소를 찾아가야 헛걸음을 하지 않게 됩니다.

 

이때 주의해야 할 사항은 의사록에 서명한 이사들은 전부 공증위임장에 인감도장날인과 인감증명서를 첨부하여야 하므로 참석인증이라하여 위임이 전혀 필요하지 않다고 생각해서는 안된다는 것입니다.

 

법무부 지침에 의하여 의사록의 서명날인한 이사들의 전부 위임을 요하므로 의장대표이사도 법인인감도장이 아닌 개인인감도장으로 위임이 있어야 합니다.

 

즉 정기주주총회 의사록에 회사명 옆에는 법인인감도장으로 날인을 하고 의장대표이사 옆에는 개인도장날인 다른 출석한 이사님들도 전부날인하고 간인을 하여야 합니다.

 

대다수의 주식회사가 3월말 정기주주총회가 이루어집니다.

 

전국에서 동시에 3월 3째주나 4째주에 진행되기에 출석할 수 있는 공증인을 찾기다 쉽지 않을 수 있습니다.

 

이때 법무법인 우일에는 공증인이 7분이 계시어 언제든지 출석가능하다는 것을 참고하시기 바랍니다.

 

 





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