주주총회나 이사회의사록을 작성하고 등기변경사항이 있을 경우 의사록공증을 하여 등기신청을 하여야 한다.

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기존에는 대표이사(의장이사)의 진술서만을 요구하다가 공증사무소에서 대표이사(의장이사)의 확인서와 공증신청하러 온 대리인의 진술서로 나누어 2가지를 받기 시작하였다.

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이 확인서와 진술서의 형태는 같은데 왜 이렇게 같은 서류 2장을 공증사무소에서 요구하는지 그 이유를 모르시는 분들이 많아 설명드리려 한다.

 

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위 확인서는 법인의 대표이사 또는 회의를 주최한 의장이사가 작성하는 문서이다.

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추후 주주총회나 이사회가 정상적으로 진행된 적이 없는데도 불구하고 허위로 문서를 작성하여 등기신청을 한 대표이사(의장이사)에게 책임을 묻기 위한 증거서류로 공증사무소에서 요구하는 것이다.

 

이 서류는 임의적으로 공증사무소에서 요구하는 것이 아니라 법무부의 지침에 의하여 모든 공증사무소가 받도록 규정되어 있어 요구하는 것이고, 추후 소송을 통하여 주주총회무효확인의 소 등으로 허위로 작성된 것이 밝혀 졌을 경우 확인서를 작성한 대표이사는 허위공증을 신청한 것에 대한 책임을 지워 형사처벌을 받게 되는 것이다.

 

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이 진술서는 공증을 하러 온 대리인이 작성하는 문서이다.

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진술인의 자필서명 또는 서명날인을 받고 주민등록상 주소를 기재하게 되어 있다.

 

문제는 이 진술서를 주주총회나 이사회에 참석한 바도 없고 절차진행 등을 목도하여 지켜보지 않은 전혀 상황을 모르는 분들이 작성하고 공증신청을 하는 경우가 많다는 것이다.

 

이 진술서를 따로 법무부가 요구하는 이유는 허위공증사실이 밝혀졌을 때 이 진술서를 작성하여 온 분들도 여기에 개입되었거나 허위작성을 유도한 당사자 중의 1명으로 여겨 형사처벌을 시킬 목적으로 의사록 공증신청 때 요구하는 것이다.

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만약 허위 작성에 개입되지 않았더라도 허위의 진술서를 작성하고 공문서 작성인 의사록 인증을 요구하였기에 당연히 형사처벌의 대상이 된다는 것이다.

 

그러므로 주주총회의사록이나 이사회의사록을 인증하러 오시는 대리인들은 이 진술서가 형사처벌을 받을 수 있는 족쇄의 의미로 법무부가 분리하여 요구하고 있다는 것을 심각하게 받아 들이고 진술서를 작성하여야 될 것이다.