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공증상담 주주총회와 이사회의사록 공증관련 질의응답
2011-10-12 11:27:55
황 동 주 <lawwoojin@korea.com> 조회수 8947
218.236.19.106

주주총회와 이사회의사록 공증관련 질의응답

 

1. 주주총회의사록의 인증에 있어 결의절차에 주주총회의 소집과 회일을 정하여 2주간 전에 서면 또는 전자문서로 회의 목적사항을 기재하여 통지를 발송해야 하고, 이사회의 회일을 정하고 1주간 전에 통지를 발송해야 하는 것과 같은 소집절차와 의결정족수 확인 및 회의가 관계 법률에 부합하게 개최되었는지 여부를 확인하는 절차가 포함되는지 여부?

 

의사록의 인증에 있어 소집절차는 결의 이전에 이루어지는 것으로 엄격하게 보면 결의절차와 별개라고 할 수 있으나, 소집절차의 하자는 결의방법의 하자와 함께 결의취소사유로 규정되어 있고, 일반적으로 의사록 서두 부분에 적법하게 소집이 이루어졌다는 내용도 기재되는 점에 비추어 넓은 의미에서 소집절차도 결의절차의 일부로 보아 의사록 인증을 함에 있어 확인할 필요가 있는 것으로 판단됩니다. 또한 정족수 확인이나 관계 법률에서 정하는 절차에 부합하게 회의가 개최되었는지 여부는 결의의 적법성을 담보하기 위해 필요한 것이므로 역시 결의절차에 포함되는 것으로 보입니다.

 

2. 주주총회의사록 인증시 결의내용의 확인에 있어 의사록 서두에 적시한 일시에 진정 회의가 개최되었는지 여부, 회의 안건에 대한 결의 여부, 안건의 내용이 무엇인지를 확인해야 하는지 여부 및 달리 확인하여야 할 내용이 있다면 무엇인지?

 

결의내용은 회의가 실제 개최되어 안건에 따라 결의가 이루어진 것을 전제로 하므로 회의개최 여부 및 안건의 내용, 그에 대한 결의 여부를 확인해야 할 것으로 보이고, 결의내용의 진실성 확인은 실제 결의하 내용과 의사록에 기재된 내용이 동일함을 확인하는 것이므로 일단 개최된 회의에서 결의한 안건내용과 의사록의 내용을 비교 확인하면 족한 것으로 판단됩니다.

 

3. 주주총회에서 선임된 이사가 바로 개최된 이사회에서 대표이사로 선임된 의사록 인증을 함에 있어 대표이사 자격으로 인증 촉탁을 할 수 있는지 여부, 할 수 없는 경우 대리인에게 위임할 수 있는지 여부, 또는 당일 이사와 대표이사로 선임되었기 때문에 이사회 회의록에 서명할 필요가 없고, 따라서 공증 촉탁을 하거나 위임할 필요가 없는지 여부?

 

사서증서 인증의 경우에는 원칙적으로 그 문서의 작성자가 촉탁인이 되는 것이 원칙이고, 이사회 의사록의 작성권자는 이사이므로 이사회에서 대표이사로 선임된 이사도 의사록 인증을 촉탁할 수 있는 것으로 판단됩니다. 또한 주주총회에서 이사 선임결의가 있고, 대표자의 청약과 이사의 승낙이 있으면 위임계약이 성립되어 이사의 권한을 가지는 것이므로 선임된 이후 이사회에 참석하였다면 그 이사도 회의록에 서명할 필요가 있는 것으로 보입니다.

 

4. 이사회에서 당일 이사와 대표이사로 선임된 자가 공증 위임을 하거나 촉탁을 하지 아니하여 위임자 명단에 누락되고, 촉탁도 하지 않았음에도 공증을 하였다면 그 증서는 무효에 해당하는지 여부?

 

만약 당일 이사로 선임된 자가 촉탁위임자 명단에서 누락되어 의결에 필요한 정족수에 미치지 못하거나, 촉탁이 없음에도 인증이 이루어진 것이라면 공증인이 의사록을 인증하는 과정에서 촉탁 위임에 관한 확인을 소홀히 한 사실이 인정됩니다. 다만 이 사실만으로 인증의 효력이 당연히 무효라고 할 수는 없고, 재판절차를 통하여 직간접적으로 그 효력을 다투어야 할 것으로 보입니다.

 

5. 주주총회의사록 인증시 주주명부를 작성하여 제출하는 시점은 회의일을 기준으로 하는지 여부 및 만약 그렇다면 주주명부 상단에 기입하는 날짜는 회의일을 기입하여야 하는지 여부?

 

회사는 의결권을 행사할 자를 정하기 위하여 일정한 기간을 정하여 주주명부의 기재변경을 정지하거나(주주명부의 폐쇄), 일정한 날(기준일)에 주주명부에 기재된 주주를 권리를 행사할 주주로 볼 수 있습니다. 이에 따르면 주주명부의 폐쇄 당시 또는 기준일의 주주명부상의 주주가 의결권을 행사할 주주가 되므로 주주명부를 작성하여 제출하는 시점도 위 날짜를 기준으로 작성될 것으로 판단합니다.

다만, 주주명부의 폐쇄나 기준일 제도는 강제되는 것은 아니므로 만약 이를 이용하지 않는 경우에는 회의일을 기준으로 주주명부가 작성되고, 이에 따라 주주명부 상단에도 회의일이 기재될 것으로 판단됩니다.

 

6. 주총인증시 대표이사가 아닌 다른 사람이 주주명부를 확인한 경우 그 주주명부는 효력이 없는지 여부?

 

원칙적으로 주주명부는 대표이사가 이를 확인하여야 하나 다른 사람이 주주명부를 확인하였다 하더라도 그 자체로 주주명부가 무효로 된다고 할 수는 없고, 실제 주주명부가 진실에 부합하는지 여부에 따라 재판절차를 통하여 그 효력이 다투어져야 할 것으로 판단됩니다.

 

7. 공증인 면전에서 공증을 촉탁한 자만 진술서를 작성하여야 하는지 아니면 공증을 위임한 자의 진술서도 가능한지 여부?

 

의사록 인증시 공증인이 진술서를 제출받는 이유는 의사록의 내용이 진실에 부합하는지 여부에 관한 진술을 들었다는 것을 입증하기 위한 것이므로 회의의 소집 및 결의절차와 내용을 잘 알고 있는 자가 작성하여야 합니다. 따라서 회의의 내용 등을 잘 알고 있는 경우에는 공증 촉탁을 위임한 자의 진술서도 가능한 것으로 판단됩니다.

 

8. 위임자로부터 공증을 위임받은 자가 직접 공증을 촉탁하지 않고, 위임자들이 모르는 제3자에게 다시 위임하여 공증을 받을 수 있는지 여부 및 위임할 대상자 중 위임을 하지 않은 자가 누락된 의사록의 효력이 있는지 여부?

 

원칙적으로 대리인이 제3자에게 다시 위임하기 위해서는 위임자 본인의 승낙이 있어야 하고, 공증인법에서는 대리촉탁의 경우 대리인의 대리권을 위임장과 인감증명서 등을 통하여 확인하게 하는 등 엄격한 절차를 요구하고 있습니다. 따라서 위임자들의 승낙이 없는 한 제3자에게 다시 위임하여 공증을 받을 수는 없을 것으로 판단됩니다.

또한 수임자 중에 위임을 받지 않은 자가 있거나, 수임자 일부가 누락된 의사록의 경우에는 인증과정에 하자가 있는 것으로 볼 수 있으나, 그 자체로 무효라고 단정할 수는 없고 구체적인 효력 여부는 재판절차에서 다투어져야 할 것으로 보입니다.

 

9. 임원변경 등 결의내용을 등기함에 있어 의사록에 명기된 공증날짜와 상이하게 등기하였을 경우 등기의 효력 및 진술서와 주주명부에 확인일자와 회의 소집일자가 누락되었을 경우 공증한 의사록의 효력?

 

의사록에 명기된 공증날짜와 등기일자가 상이하다는 이유만으로 그 등기가 당연히 무효가 된다고 할 수는 없고, 주주명부의 확인일자, 회의 소집일자가 누락되는 등 부속서류에 하자가 있는 경우라 하더라도 이 사실만으로 인증의 효력이 당연히 무효라고 할 수는 없고, 재판절차를 통하여 직간접적으로 다투어야 할 것으로 보입니다.

 

10. 등기신청 지연에 따른 과태료 부과 기준은 정관을 보고 판단하는지 여부 및 정관에 위배되는 결의를 한 의사록을 공증 받은 경우 의사록의 효력이 무효가 되는지 여부?

 

상법규정에 따르면 회사 관련 등기를 해태한 때에는 500만원이하의 과태료에 처하도록 규정되어 있습니다. 상업등기의 경우 등기기간은 일반적으로 본점소재지에서 2주, 지점소재지에서는 3주로 되어 있으므로 등기사유가 발생한 날로부터 위 기간 내에 등기를 하지 않은 때에는 일단 등기가 지연된 것으로 볼 수 있습니다. 한편, 등기 해태로 인한 과태료 부과는 비송사건절차법에 따라 법원에서 재판으로 이루어지는 것이므로 구체적인 과태료 부과 기준은 관할 법원에 문의하시기 바랍니다.

만약 정관에 위배되는 결의를 한 의사록을 인증하였다 하더라도 이 사실만으로 인증이 당연히 무효로 된다고 볼 수는 없으므로 재판절차를 통하여 직,간접적으로 그 효력을 다투어야 할 것으로 판단됩니다.

 

참조 : 법무부자료

 

 

 





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